Spenderar ditt företag alldeles för mycket pengar på affärsresor som har som främsta syfte att personalen ska delta på ett möte eller en konferens? Dessa resor kan medföra mycket värdefullt och det kan absolut finnas ett syfte med att träffa andra anställda på företaget och lära känna varandra.

Men i de fall man endast behöver anordna en konferens för att gå igenom affärer och projekt kan det vara ett smidigare och billigare alternativ att börja med videokonferens istället för en konventionell konferens. En videokonferens går till så att alla deltagare är uppkopplade till ett gemensamt system och genom detta sammanträder med ljud och bild.

Detta sparar massor av pengar och tid för företagen eftersom man inte behöver lägga ner så mycket energi på resor. En videokonferens planeras och genomförs vanligtvis i följande steg:

1. Ni beslutar er för att anordna en videokonferens och gör en lista på deltagarna. När ni vet hur många som kommer delta på konferensen hör ni av er till ett företag som anordnar videokonferenser. Ni beskriver vilken typ av möte ni vill anordna och ger företaget en lista över deltagande personer eller hyr ett konferenssystem under en längre tidsperiod för daglig och löpande möten.
2. Efter att bokningen av ett system avsett för videokonferenser börjar företaget som erbjuder tjänsten att testa så att uppkopplingen med den andra parten fungerar på ett tillfredsställande sätt. Oftast sker detta några dagar innan konferensen eller mötena ska äga rum så att man i god tid har löst eventuella problem som uppstått.
3. Vid en given tidpunkt börjar konferensen, utan att ni behöver göra någonting alls. Upplev hur enkel och bekväm en videokonferens kan vara och hur väl de fungerar dessa dagar. Det är nästan aldrig några problem med varken ljud eller bild förutsatt att alla deltagare har en fungerande och snabb internetuppkoppling. Vid tillräckligt bra uppkoppling kan man fundera på att ha videomöte istället för telefonkonferens.